Salah satu contoh tampilan dari aplikasi myITS Office yang akan mempermudah tata kelola surat di ITS. Dok. ITS
SURABAYA, KabarKampus – Kampus Institut Teknologi Sepuluh November (ITS) saat ini tak lagi menggunakan tak kelola surat sistem konventional, karena sudah beralih ke sistem digital. Peralihan ini ditandai dengan dirilisnya aplikasi myITS Office.
Aplikasi yang diperuntukkan bagi internal sivitas akademika ITS ini untuk mempermudah sistem tata kelola surat di ITS. Sekaligus mewujudkan ITS Smart Eco Campus
Dr Eng Ir Ahmad Rusdiansyah MEng, Wakil Rektor III Bidang Sumber Daya Manusia, Organisasi, dan Teknologi dan Sistem Informasi ITS mengatakan, aplikasi untuk persuratan ini merupakan bentuk inovasi untuk tata kelola surat di ITS. Mereka melihat tata kelola surat di ITS masih konvensional. Dengan aplikasi ini, sambungnya, tata kelola surat di ITS dapat menghemat ribuan kertas karena berbasis digital.
“Jadi ini sebagai bentuk inovasi sebagai bagian dari ITS Smart Eco Campus,” jelas pria yang akrab disapa Ahmad ini di laman ITS online.
Melaui aplikasi, myITS Office ini tambahnya, akan memberikan layanan prima melalui pemotongan birokrasi dari sistem lama. Hanya saja bedanya tidak akan ada pemindaian lagi, atau percetakan berulang-ulang seperti sistem konvensional sebelumnya.”
Selain itu myITS Office juga dapat memberikan kemampuan pelacakan terhadap tata kelola persuratan. Permasalahan di tata kelola persuratan ITS lebih mudah dipantau sehingga kesalahan yang ada akan mudah terdeteksi.
Tak hanya itu, bentuk reformasi birokrasi dalam surat menyurat ini nantinya juga didukung dalam Tata Kelola Naskah Dinas Digital dengan dasar Undang Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE). Sehingga tanda tangan elektronik diperbolehkan secara resmi.
“Kalau dulu tanda tangannya harus basah, tidak diizinkan secara elektronik, jadi dalam waktu dekat ini akan diizinkan melalui peraturan tersebut,” ucap Ahmad.
Sementara itu Prof Dr Ir Mochamad Ashari MEng, Rektor ITS mengatakan, digitalisasi layanan administrasi, merupakan suatu keharusan dan kebutuhan di lingkungan ITS sebagaimana ITS yang telah dikenal sebagai kampus teknologi. Sebab, myITS Office sebagai inovasi elektronik diharapkan dapat mendukung realisasi layanan-layanan di ITS agar lebih prima.
“Selamat atas diluncurkannya myITS office yang merupakan bagian dari ITS Smart Eco Campus,” tutupnya.[]
